Peranan dan Fungsi Corporate Secretary

REPUBLIKA - Corporate secretary memiliki peranan kunci dalam pelaksanaan corporate governance, khususnya pada perusahaan publik dan emiten di bursa. Ini tidak dapat dipungkiri karena posisi dan tugas yang dipikul corporate secretary sangat strategis dan menentukan. Namun, di Indonesia banyak masyarakat sebagai stakeholders perusahaan, termasuk perusahaan itu sendiri belum menyadari strategisnya peranan dan fungsi corporate secretary. Sebagai contoh, banyak masyarakat belum dapat membedakan profesi corporate secretary (yang kemudian diterjemahkan menjadi ''sekretaris perusahaan'') dengan profesi sekretaris eksekutif yang menjadi sekretarisnya direktur, komisaris, atau eksekutif lainnya di perusahaan.

Di lain pihak, banyak juga perusahaan menempatkan pejabat pada posisi yang strategis tersebut terkesan dengan ''asal-asalan'' tanpa kompetensi dan kualifikasi yang memenuhi persyaratan formal sebagai corporate secretary yang profesional. Dari uraian singkat tersebut mungkin timbul pertanyaan di benak pembaca, ''Sepenting apa, sih, corporate secretary itu? Dimana, sih, letak strategisnya posisi corporate secretary?'' Keberadaan corporate secretary di Indonesia tidak dikenal dalam UU Perseroan Terbatas (UUPT) maupun UU Pasar Modal (UUPM) yang saat ini berlaku. Namun, keberadaan corporate secretary diatur dalam Keputusan Ketua Bapepam No. 63 tahun 1996. Dalam keputusan itu disebutkan bahwa dalam rangka meningkatkan pelayanannya terhadap investor, emiten dan perusahaan publik diwajibkan membentuk corporate secretary paling lambat 1 Januari 1997.

Apabila diteliti, keputusan Ketua Bapepam tersebut diberlakukan jauh sebelum isu corporate governance populer di Indonesia. Namun, prinsip corporate governance sudah terkandung di dalamnya, meskipun dalam pengertian yang sangat terbatas: meningkatkan pelayanan terhadap investor. Dalam keputusan Ketua Bapepam tersebut, empat peranan dan fungsi pokok corporate secretary adalah pertama, mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di pasar modal. Kedua, memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat yang berkaitan dengan kondisi emiten atau perusahaan publik. Ketiga, memberikan masukan kepada direksi dalam rangka mematuhi ketentuan UUPM dan peraturan pelaksanaannya. Terakhir, menjadi penghubung antara perusahaan dengan Bapepam dan perusahaan dengan masyarakat.

Keputusan Ketua Bapepam tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan keputusan direksi Bursa Efek Jakarta (BEJ) yang terakhir diberlakukan melalui Keputusan Direksi BEJ No. 339 tahun 2001. Dalam keputusan direksi BEJ ini, kewajiban membentuk corporate secretary (selain komite audit dan komisaris independen) semakin dikukuhkan dengan fungsi yang semakin diperluas. Termasuk didalamnya, pertama, menyiapkan daftar khusus yang berkaitan dengan direksi, komisaris, dan keluarganya dalam perusahaan tersebut yang mencakup kepemilikan saham, hubungan bisnis, dan peranan lainnya yang dapat menimbulkan benturan kepentingan. Kedua, membuat daftar pemegang saham termasuk kepemilikan lima persen saham atau lebih. Ketiga, menghadiri rapat direksi dan membuat berita acara rapat.

Terakhir, bertanggung jawab dalam penyelenggaraan RUPS perusahaan. Dari uraian dua keputusan otoritas pasar modal tersebut dapat kita tarik kesimpulan, corporate secretary setidaknya memiliki fungsi investor relations, compliance officer, dan liaison officer. Dengan ketiga kategori fungsi tersebut, berdasarkan international best practices, seorang corporate secretary diharapkan memiliki kemampuan dan kualitas pemahaman di bidang manajerial, komunikasi dan interpersonal skills, pengelolaan keuangan perusahaan, dan hukum. Mengingat kompleksnya fungsi corporate secretary ini, keputusan direksi BEJ memberikan semacam ''kelonggaran'' jabatan corporate secretary dapat dirangkap oleh salah satu direktur perusahaan (selain dapat juga dijabat oleh eksekutif perusahaan yang khusus ditunjuk menjadi corporate secretary).

Ini karena corporate secretary juga harus memiliki akses terhadap informasi material yang relevan dengan masalah disclosure (pengungkapan) perusahaan. Namun ''kelonggaran'' yang diberikan tersebut seharusnya bersifat temporer saja, karena jangan sampai posisi corporate secretary menjadi semacam side job semata. Profesi corporate secretary harus benar-benar menjadi karier yang pantas untuk dirintis sehingga suatu saat nanti sebagai sebuah profesi corporate secretary memiliki akreditasi profesional yang menjadikannya sejajar dengan profesi dokter, akuntan, pengacara dan profesi lainnya yang memiliki kode etik profesi. Ini tentunya agar corporate secretary menjadi independen ketika memastikan perusahaan dijalankan berdasarkan kaidah-kaidah corporate governance.

TB. M. Nazmudin Sutawinangun, Forum for Corporate Governance in Indonesia (FCGI) E-mail: fcgi@republika.or.id, fcgi@fcgi.or.id homepage: www.fcgi.or.id, Faksimile:021-7983623

Dirut BEJ: Peran Corporate Secretary Belum Optimal

TEMPO INTERAKTIF - Direktur Utama Bursa Efek Jakarta Erry Firmansyah menilai peran corporate secretary (Sekretaris Perusahaan) yang belum optimal saat ini. Penyebabnya, posisi atau jabatan ini masih baru dikenal di Indonesia, yaitu seiring penerapan good corporate governance bagi perusahaan-perusahan publik, pada tahun 2000.

Karena merupakan profesi baru, masalah yang timbul sampai saat ini adalah masih belum dimengertinya fungsi dan perannya, baik oleh pihak internal maupun eksternal. "Pemahaman peran dan fungsinya belum optimal," kata Erry dalam seminar "Peran Corporate Secretary Bagi Tegaknya Good Corporate Governance", di Jakarta, kemarin. Menurutnya, sekretaris perusahaan adalah suatu kebutuhan bagi perusahaan itu, dan jangan dilihat sebagai sebuah keharusan. Posisi ini, lanjutnya, memiliki peran vital dimana seorang sekretaris harus menguasai seluruh permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan itu. Sehingga dapat menjelaskannya secara terbuka ke publik.

Selain itu, tutur Erry, sekretaris perusahaan memiliki tugas dan peran untuk memberikan arahan dan masukan kepada direksi, sebelum mengambil suatu keputusan final. Dia mengacu kepada Peraturan Bapepam No. IX.I.4, yang berisi kewajiban emiten perusahaan publik membentuk fungsi Sekretaris Perusahaan. Tugasnya, mengikuti perkembangan pasar modal berikut peraturan-peraturan yang berlaku, memberikan pelayanan ke masyarakat atas berbagai informasi emiten, memberikan masukan ke direksi tentang ketentuan pasar modal, dan penghubung antara Bapepam dan masyarakat.

Sedangkan dalam Peraturan BEJ No.1-A mengenai Ketentuan Umum Pencatatan Efek bersifat Ekuitas di Bursa menyatakan, dalam rangka penyelenggaraan pengelolaan perusahaan yang baik, perusahaan tercatat wajib memiliki Komisaris Independen, Komite Audit, dan Sekretaris Perusahaan.

Menurut Erry, secara ideal seharusnya sekretaris perusahaan menjadi salah satu direksi atau duduk di dewan direksi. Alasannya, sekretaris itu akan terlibat secara day to day setiap operasi di perusahaan dan dapat menghadapi segala sesuatu hal yang muncul mendadak. "Jadi di masa depan peran ini sangat penting," katanya.

Erry mencontohkan salah satu kejadian tentang pentingnya sekretaris perusahaan. Beberapa waktu lalu, tuturnya, beredar kabar menyangkut suatu emiten yang dianggap akan dapat mempengaruhi harga sahamnya secara material. Karena dua kali tak bisa dikontak, BEJ kemudian menghentikan sementara perdagangan saham itu di bursa. "Kemudian barulah mereka sibuk menelpon kami dan menjelaskan duduk soalnya. Ternyata itu hanya rumor," kata Erry berkisah.

Tapi Sekretaris PT Astra International Tbk. Aminuddin, yang juga jadi pembicara dalam seminar itu, tidak sepakat dengan posisi sekretaris yang harus berasal dari salah seorang direksi. Menurutnya, posisi atau jabatan sekretaris perusahaan harus berdiri sendiri, dan tidak termasuk ke dalam dewan direksi. Alasannya, sekretaris tidak akan dapat berlaku independen terhadap berbagai permasalahan yang terjadi di perusahaannya, jika duduk pula sebagai seorang direksi.

"Kita memang harus bisa menjaga independensi agar tetap transparan," katanya. Aminuddin juga mengungkapkan, posisi sekretaris di masing-masing perusahaan itu berbeda-beda. Ada yang dirangkap oleh seorang direksi, ada yang terpisah, dan ada juga yang termasuk dalam divisi hubungan masyarakat atau hubungan investor. (investor relations).

Peraturan Pembentukan Sekretaris Perusahaan

Peraturan Nomor IX.I.4
IV-1
KEPUTUSAN KETUA BADAN PENGAWAS PASAR MODAL
NOMOR KEP-63/PM/1996
TENTANG
PEMBENTUKAN SEKRETARIS PERUSAHAAN
KETUA BADAN PENGAWAS PASAR MODAL,

Menimbang : bahwa dengan berlakunya Undang-undang Nomor 8 Tahun 1995 tentang Pasar
Modal, dipandang perlu untuk menetapkan Keputusan Ketua Bapepam tentang
Pembentukan Sekretaris Perusahaan;
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1995 tentang Pasar Modal (Lembaran Negara
Tahun 1995 Nomor 64, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3608);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 1995 tentang Penyelenggaraan Kegiatan
di Bidang Pasar Modal (Lembaran Negara Tahun 1995 Nomor 86, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 3617);
3. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 322/M Tahun 1995;

M E M U T U S K A N:
Menetapkan :
KEPUTUSAN KETUA BADAN PENGAWAS PASAR MODAL TENTANG
PEMBENTUKAN SEKRETARIS PERUSAHAAN
.

Pasal 1
Ketentuan mengenai Pembentukan Sekretaris Perusahaan, diatur dalam Peraturan Nomor IX.I.4 sebagaimana
dimuat dalam Lampiran Keputusan ini.
Peraturan Nomor IX.I.4
IV-2
Pasal 2
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.


Ditetapkan di : Jakarta
pada tanggal : 17 Januari 1996
BADAN PENGAWAS PASAR MODAL
Ketua,
I PUTU GEDE ARY SUTA
NIP. 060065493

Peraturan Nomor IX.I.4
IV-3
PERATURAN NOMOR IX.I.4 : PEMBENTUKAN SEKRETARIS PERUSAHAAN

1. Dalam rangka perkembangan Pasar Modal di Indonesia serta untuk meningkatkan pelayanan
Emiten atau Perusahaan Publik kepada masyarakat pemodal, maka kepada setiap Emiten atau
Perusahaan Publik wajib membentuk fungsi Sekretaris Perusahaan (
Corporate Secretary
) yang
antara lain bertugas:
a. mengikuti perkembangan Pasar Modal khususnya peraturan-peraturan yang berlaku di
bidang Pasar Modal;
b. memberikan pelayanan kepada masyarakat atas setiap informasi yang dibutuhkan pemodal
yang berkaitan dengan kondisi Emiten atau Perusahaan Publik;
c. memberikan masukan kepada direksi Emiten atau Perusahaan Publik untuk mematuhi
ketentuan Undang-undang nomor 8 tahun 1995 tentang Pasar Modal dan peraturan
pelaksanaannya;
d. sebagai penghubung atau
contact person
antara Emiten atau Perusahaan Publik dengan
Bapepam dan masyarakat; dan
e. fungsi Sekretaris Perusahaan dapat dirangkap oleh direktur Emiten atau Perusahaan Publik.
2. Pembentukan fungsi Sekretaris Perusahaan (
Corporate Secretary
) selambat-lambatnya telah
dilaksanakan pada tanggal 1 Januari 1997 dan pembentukan tersebut harus segera dilaporkan
kepada Bapepam.


Ditetapkan di : Jakarta
pada tanggal : 17 Januari 1996
BADAN PENGAWAS PASAR MODAL
Ketua,
I PUTU GEDE ARY SUTA
NIP. 060065493
LAMPIRAN
Keputusan Ketua Badan
Pengawas Pasar Modal
Nomor : Kep-63/PM/1996
Tanggal : 17 Januari 1996